Toute organisation qui possède d’un parc de véhicules fait face à diverses contraintes tout au long du cycle de vie de chaque actif de la flotte. Pour coordonner des activités fastidieuses et chronophages, un logiciel dédié est l’outil indispensable du fleetmanager et de ses équipes.

Les avantages du logiciel de gestion de flotte

Les entreprises qui choisissent de ne pas externaliser la gestion de leur parc automobile auprès d’un prestataire spécialisé doivent se doter d’un logiciel de gestion de flotte. Les fonctionnalités et atouts d’un tel outil sont multiples :

• Centralisant l’ensemble des données relatives à chaque véhicule de la flotte, le logiciel permet à toutes les parties concernées d’accéder aux informations, documents, etc., qui les concernent. Cette documentation est précieuse au moment des inventaires, des audits, en cas de sinistre ou de réclamation, etc.

• Le fleet managereffectue une veille réglementaire afin de garantir la conformité des processus et la sécurité des collaborateurs. Il suit les contrôles techniques, la validité des contrats assurances, le permis de conduire des conducteurs.

• Toute l’équipe dirigeante bénéficie d’une visibilité à 360°des actifs, de leur performance, de la consommation de carburant, les couts, etc. Ces tableaux de bord personnalisables les aident à prendre des décisions pertinentes concernant les prochaines acquisitions, l’organisation des opérations, ma stratégie de maintenance…

• En matière de maintenance, les capteurs connectés reliés au logiciel facilitent l’anticipation des pannes, la planification des interventions, la commande automatisée de pièces détachées.

• Le service financier dispose de toutes les données nécessaires pour contrôler les achats, vérifier les factures fournisseurs, mais aussi émettre des suggestions pour réduire les couts d’achat, de carburant, d’entretien… et plus largement, minimiser le TCO.

Les critères de choix d’un outil de gestion de flotte

La solution de gestion de flotte doit être sélectionnée en fonction de plusieurs critères :

• la taille du parc et sa composition (camions de livraison, voitures de fonction ou partagées par un pool de commerciaux ou de techniciens par exemple, véhicules privés utilisés à des fins professionnelles…),
• les fonctionnalités souhaitées,
• le budget
• la compatibilité avec les autres composantes du système d’information.

Certains éditeurs proposent des logiciels modulables capables de s’adapter aux besoins et contraintes spécifiques de chaque entreprise. Pour faciliter la prise en main de l’outil et profiter pleinement de son potentiel, le fournisseur doit proposer des formations d’initiation ou de perfectionnement des utilisateurs, sur site ou dans ses propres locaux. Enfin, l’accès à une équipe d’assistance technique est indispensable pour les questions et petits bugs du quotidien.

Grâce à son accompagnement pour une gestion optimisée du parc automobile, les entreprises clients peuvent se recentrer sur leur cœur de métier.